In kaart brengen van huidige en gewenste processen om inzicht te krijgen in werkwijzen, knelpunten en optimalisatiemogelijkheden.

---

📖 Introductie

Tijdens de Process Analysis wordt onderzocht hoe processen daadwerkelijk verlopen binnen de organisatie.

Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen:

• AS-IS – de huidige werkwijze
• TO-BE – de gewenste toekomstige werkwijze

Door processen, knelpunten en afhankelijkheden inzichtelijk te maken ontstaat een solide basis voor requirements, oplossingsontwerp en implementatie.

Het doel is niet alleen om bestaande processen te documenteren, maar ook om verbeterkansen te identificeren en een gezamenlijke visie op het toekomstige proces te ontwikkelen.

---

🔍 Analyse van de Huidige Situatie (AS-IS)

Breng de huidige werkwijze in kaart.

Controlepunten

• ☐ Huidige processen (AS-IS) beschreven
• ☐ Processtappen vastgelegd
• ☐ Gebruikte systemen geïdentificeerd
• ☐ Verantwoordelijkheden inzichtelijk
• ☐ Handmatige werkzaamheden vastgesteld

Doel

Inzicht krijgen in hoe processen vandaag de dag daadwerkelijk verlopen.

Let op

🚩 Procesbeschrijvingen bestaan alleen op papier

🚩 Verschil tussen proces en praktijk

🚩 Veel handmatige stappen

🚩 Kennis zit uitsluitend bij individuele medewerkers

---

⚠️ Knelpunten & Verbeterkansen

Identificeer waar processen onvoldoende functioneren.

Controlepunten

• ☐ Knelpunten geïdentificeerd
• ☐ Oorzaken onderzocht
• ☐ Impact bepaald
• ☐ Verbeterkansen beschreven
• ☐ Prioriteiten vastgesteld

Voorbeelden

✅ Dubbele invoer van gegevens

✅ Handmatige controles

✅ Onduidelijke procesverantwoordelijkheid

✅ Vertraagde goedkeuringen

✅ Gebrekkige gegevenskwaliteit

Let op

🚩 Symptomen verwarren met oorzaken

🚩 Focus uitsluitend op techniek

🚩 Gebruikers niet betrekken

🚩 Geen onderbouwing van problemen

---

🚀 Toekomstige Situatie (TO-BE)

Ontwerp de gewenste toekomstige werkwijze.

Controlepunten

• ☐ TO-BE proces beschreven
• ☐ Verbeteringen verwerkt
• ☐ Automatiseringsmogelijkheden onderzocht
• ☐ Procesvereenvoudigingen geïdentificeerd
• ☐ Stakeholders akkoord

Doel

Een gezamenlijk beeld creëren van het gewenste proces.

Let op

🚩 TO-BE lijkt te veel op AS-IS

🚩 Proces wordt onnodig complex

🚩 Focus op functionaliteit in plaats van resultaat

🚩 Onvoldoende rekening gehouden met adoptie

---

👥 Rollen & Verantwoordelijkheden

Leg vast wie welke taken uitvoert.

Controlepunten

• ☐ Rollen geïdentificeerd
• ☐ Verantwoordelijkheden bepaald
• ☐ Proceseigenaren benoemd
• ☐ Escalatiepunten vastgesteld
• ☐ Besluitvorming inzichtelijk

Voorbeelden

✅ Proceseigenaar

✅ Teamleider

✅ Medewerker binnendienst

✅ Salesmedewerker

✅ Klantenservice

Let op

🚩 Onduidelijk eigenaarschap

🚩 Verantwoordelijkheden overlappen

🚩 Belangrijke stakeholders ontbreken

🚩 Geen proceseigenaar benoemd

---

🔗 Procesafhankelijkheden

Breng afhankelijkheden tussen processen en systemen in kaart.

Controlepunten

• ☐ Afhankelijkheden geïdentificeerd
• ☐ Integraties inzichtelijk
• ☐ Externe systemen in kaart gebracht
• ☐ Ketenprocessen beschreven
• ☐ Risico's vastgesteld

Doel

Voorkomen dat wijzigingen in één proces onverwachte gevolgen hebben voor andere processen.

Let op

🚩 Verborgen afhankelijkheden

🚩 Externe systemen niet meegenomen

🚩 Handmatige overdrachten

🚩 Onduidelijke verantwoordelijkheden

---

❓ Voorbeeldvragen

Gebruik de onderstaande vragen tijdens workshops en interviews.

Huidige Situatie

• Hoe verloopt het proces vandaag de dag stap voor stap?
• Welke systemen worden gebruikt?
• Welke handmatige activiteiten vinden plaats?
• Waar ontstaan wachttijden?

Problemen

• Waar lopen gebruikers tegenaan?
• Welke fouten komen regelmatig voor?
• Welke stappen kosten veel tijd?
• Welke activiteiten voegen weinig waarde toe?

Toekomstige Situatie

• Hoe zou het ideale proces eruitzien?
• Welke taken kunnen worden geautomatiseerd?
• Welke informatie moet direct beschikbaar zijn?
• Welke verbeteringen hebben de hoogste prioriteit?

---

📦 Deliverables

Na afronding van de Process Analysis zijn beschikbaar:

• AS-IS procesdiagram
• TO-BE procesdiagram
• Overzicht van knelpunten
• Verbeterkansen
• Rollen- en verantwoordelijkhedenmatrix
• Afhankelijkhedenoverzicht

---

📝 Vastlegging

Leg alle bevindingen vast in de projectspecifieke Discovery Documentation.

De Discovery Documentation vormt de centrale bron voor:

• Requirements
• Scopebepaling
• Oplossingsontwerp
• Architectuur
• Implementatie

Zorg ervoor dat alle procesinformatie herleidbaar is naar de vastgelegde documentatie.

---

📊 Visualisaties

Visualisaties helpen om processen inzichtelijk te maken voor stakeholders.

Mogelijke Artefacten

🔹Procesdiagrammen

Gebruik procesdiagrammen om activiteiten, beslismomenten en verantwoordelijkheden inzichtelijk te maken.

🔹Swimlane Diagrammen

Laat zien welke rollen betrokken zijn bij processtappen.

🔹Datastroomdiagrammen

Visualiseer de uitwisseling van gegevens tussen systemen.

🔹ERD's (Entity Relationship Diagrams)

Toon entiteiten en onderlinge relaties binnen het datamodel.

Richtlijnen

✅ Houd visualisaties eenvoudig

✅ Gebruik herkenbare symbolen

✅ Stem diagrammen af met stakeholders

✅ Verwijs naar de Discovery Documentation

---

⚠️ Veelvoorkomende Valkuilen

🚩 Alleen het theoretische proces beschrijven

🚩 Gebruikers niet betrekken

🚩 Te veel detail in een vroege fase

🚩 Geen duidelijke TO-BE visie

🚩 Focus op techniek in plaats van procesverbetering

🚩 Afhankelijkheden over het hoofd zien

🚩 Processen niet valideren met stakeholders

---

✅ Resultaat

Na afronding van de Process Analysis is duidelijk:

• Hoe processen vandaag de dag verlopen
• Welke knelpunten en inefficiënties bestaan
• Hoe de gewenste situatie eruitziet
• Welke rollen betrokken zijn
• Welke afhankelijkheden bestaan tussen processen en systemen
• Welke verbeteringen de meeste businesswaarde opleveren

Deze informatie vormt de basis voor Requirements Engineering, Data Modelling, Solution Design en verdere besluitvorming binnen de Discovery-fase.

---