Vastleggen welke gegevens nodig zijn per tabel (entiteit) en hoe deze worden gebruikt binnen processen, automatiseringen en rapportages.

---

📖 Introductie

Velden bepalen welke informatie wordt vastgelegd binnen de oplossing.

Ze vormen de basis voor:

• Gegevensregistratie
• Bedrijfsprocessen
• Rapportages
• Automatiseringen
• Integraties
• Gebruikerservaring

Een goede velddefinitie zorgt voor consistente data, voorkomt fouten en ondersteunt gebruikers bij het correct uitvoeren van hun werkzaamheden.

Veel datakwaliteitsproblemen ontstaan doordat velden onvoldoende zijn doordacht of niet aansluiten op de werkelijke informatiebehoefte.

---

🧩 Samenhang met andere componenten

								Tables & Relationships
        ↓
      Fields
        ↓
   Forms & Views
        ↓
 Model-Driven App
        ↓
     Gebruiker

							

Relatie tussen componenten

• Tables en Relationships vormen het datamodel.
• Fields bepalen welke informatie wordt opgeslagen.
• Forms bepalen hoe gebruikers gegevens invoeren en raadplegen.
• Views bepalen hoe gegevens worden gefilterd en weergegeven.
• Forms en Views worden gebruikt binnen één of meerdere Model-Driven Apps.
• De Model-Driven App bepaalt hoe gebruikers met de oplossing werken.

---

📋 Veldinventarisatie

Bepaal welke gegevens daadwerkelijk nodig zijn binnen het proces.

Controlepunten

• ☐ Benodigde velden per tabel bepaald
• ☐ Businesswaarde van velden vastgesteld
• ☐ Gegevensbron bekend
• ☐ Gebruik binnen processen vastgesteld
• ☐ Gebruik binnen rapportages beoordeeld

Doel

Alle noodzakelijke gegevens identificeren die nodig zijn om het proces te ondersteunen.

Voorbeeldvragen

• Welke informatie moet worden vastgelegd?
• Welke informatie wordt geraadpleegd?
• Welke gegevens zijn noodzakelijk voor besluitvorming?
• Welke gegevens zijn nodig voor rapportages?

Let op

🚩 Velden toevoegen "voor de zekerheid"

🚩 Informatie opslaan zonder duidelijke businesswaarde

🚩 Duplicatie van gegevens

🚩 Onduidelijk gebruik van velden

---

🔤 Datatypes

Bepaal het juiste datatype voor ieder veld.

Controlepunten

• ☐ Datatype vastgesteld
• ☐ Lengte bepaald
• ☐ Formaat gedefinieerd
• ☐ Relaties beoordeeld
• ☐ Prestatie-impact onderzocht

Veelgebruikte Datatypes

Tekst

Voor namen, omschrijvingen en referenties.

Getal

Voor aantallen, scores en berekeningen.

Datum/Tijd

Voor planningen, deadlines en registratiemomenten.

Lookup

Voor relaties naar andere tabellen.

Keuzelijst (Choice)

Voor gestandaardiseerde waarden.

Ja/Nee

Voor eenvoudige beslissingen.

Let op

🚩 Onjuist datatype gekozen

🚩 Tekst gebruiken waar een keuzeveld logisch is

🚩 Vrije invoer waar standaardisatie gewenst is

🚩 Onnodig lange tekstvelden

---

✅ Verplichte Velden

Bepaal welke gegevens noodzakelijk zijn voor het proces.

Controlepunten

• ☐ Verplichte velden vastgesteld
• ☐ Onderbouwing aanwezig
• ☐ Procesimpact beoordeeld
• ☐ Gebruikersimpact onderzocht

Doel

Zorgen dat cruciale gegevens altijd worden vastgelegd.

Let op

🚩 Te veel verplichte velden

🚩 Verplichte velden zonder duidelijke reden

🚩 Slechte gebruikerservaring

🚩 Gebruikers vullen onjuiste gegevens in om verder te kunnen

Voorbeelden

✅ Klantnaam

✅ Status

✅ Aanmaakdatum

✅ Verantwoordelijke medewerker

---

⚙️ Validaties & Business Rules

Bepaal hoe datakwaliteit wordt geborgd.

Controlepunten

• ☐ Validaties gedefinieerd
• ☐ Business Rules vastgesteld
• ☐ Gegevensformaten gecontroleerd
• ☐ Afhankelijkheden vastgesteld

Doel

Voorkomen dat onjuiste of onvolledige gegevens worden opgeslagen.

Voorbeelden

✅ E-mailadres verplicht formaat

✅ Einddatum moet na startdatum liggen

✅ Status bepaalt verplichte velden

✅ Telefoonnummer validatie

Let op

🚩 Geen validaties

🚩 Complexe validaties in maatwerk

🚩 Gebruikers worden onvoldoende begeleid

🚩 Datakwaliteitsproblemen ontstaan achteraf

---

🔐 Field Security

Voor sommige velden kan aanvullende beveiliging worden toegepast.

Controlepunten

• ☐ Gevoelige gegevens geïdentificeerd
• ☐ Toegang beoordeeld
• ☐ Beveiligingsbehoefte vastgesteld
• ☐ Compliance-eisen onderzocht

Voorbeelden

✅ Salarisgegevens

✅ Financiële gegevens

✅ Medische gegevens

✅ Persoonsgegevens

Let op

🚩 Te veel gebruikers hebben toegang

🚩 Privacygevoelige informatie onvoldoende beschermd

🚩 Geen onderscheid tussen lezen en wijzigen

Zie ook het onderdeel Security voor verdere inrichting van beveiliging en toegangsbeheer.

---

📊 Rapportages & Analyse

Controleer hoe velden worden gebruikt voor rapportages.

Controlepunten

• ☐ KPI-velden vastgesteld
• ☐ Rapportagebehoefte onderzocht
• ☐ Filters bepaald
• ☐ Aggregaties beoordeeld

Doel

Zorgen dat rapportages en dashboards effectief kunnen worden ingericht.

Let op

🚩 Belangrijke gegevens ontbreken

🚩 Onvoldoende standaardisatie

🚩 Rapportages afhankelijk van vrije tekstvelden

🚩 KPI's niet meetbaar

---

❓ Voorbeeldvragen

Data

• Welke informatie is noodzakelijk voor het proces?
• Welke gegevens moeten worden gerapporteerd?
• Welke gegevens zijn optioneel?

Proces

• Wanneer wordt deze informatie vastgelegd?
• Wie is verantwoordelijk voor de invoer?
• Wanneer wordt informatie gewijzigd?

Rapportages

• Welke KPI's moeten worden gemeten?
• Welke filters worden gebruikt?
• Welke managementinformatie is noodzakelijk?

Integraties

• Komt deze informatie uit andere systemen?
• Wat is de Source of Truth?
• Wie beheert deze gegevens?

---

📦 Deliverables

Na afronding van deze activiteit zijn beschikbaar:

• Overzicht van velden per tabel
• Definitie van datatypes
• Verplichte velden
• Validaties en business rules
• Security requirements
• Rapportagevereisten

---

📝 Vastlegging

Leg alle resultaten vast in de Discovery Documentation.

Documenteer minimaal:

• Naam van het veld
• Doel van het veld
• Datatype
• Verplicht ja/nee
• Validaties
• Security vereisten
• Gebruik binnen rapportages

---

📊 Voorbeeld Velddefinitie

---

⚠️ Veelvoorkomende Valkuilen

🚩 Te veel velden toevoegen zonder duidelijke noodzaak

🚩 Onlogische of inconsistente naamgeving

🚩 Verplichte velden zonder onderbouwing

🚩 Geen aandacht voor gebruiksvriendelijkheid

🚩 Duplicatie van informatie

🚩 Onvoldoende standaardisatie

🚩 Geen rekening houden met rapportagebehoeften

---

💡 Praktische Tips

• Denk vanuit businessbehoefte, niet vanuit techniek
• Gebruik standaardvelden waar mogelijk
• Houd invoer eenvoudig voor gebruikers
• Beperk het aantal verplichte velden
• Gebruik validaties om datakwaliteit te verhogen
• Houd rapportage- en integratiebehoeften direct in gedachten

---

✅ Resultaat

Na afronding van de analyse van Fields is duidelijk:

• Welke gegevens moeten worden vastgelegd
• Welke datatypes gebruikt worden
• Welke informatie verplicht is
• Hoe datakwaliteit wordt bewaakt
• Welke beveiliging nodig is
• Hoe gegevens gebruikt worden binnen processen en rapportages

Deze informatie vormt de basis voor Forms, Views, Automatiseringen, Rapportages, Integraties en de verdere inrichting van de oplossing.