Bepalen welke informatie nodig is voor monitoring, sturing en besluitvorming binnen de organisatie.
Rapportages en dashboards bieden inzicht in de prestaties van processen, teams en de organisatie als geheel.
Tijdens de Discovery-fase wordt vastgesteld:
Door KPI's vroegtijdig vast te leggen wordt voorkomen dat later dashboards worden ontwikkeld die onvoldoende aansluiten op de werkelijke informatiebehoefte.
Een goede rapportagestrategie:
✅ ondersteunt besluitvorming
✅ creëert transparantie
✅ maakt prestaties meetbaar
✅ stimuleert continue verbetering
✅ verhoogt de waarde van de oplossing
Bepaal welke indicatoren belangrijk zijn voor het meten van succes.
Objectief meten of processen en doelstellingen succesvol zijn.
✅ Klanttevredenheid
✅ Doorlooptijd
✅ Conversieratio
✅ Openstaande cases
✅ Omzet
✅ Productiviteit
🚩 Te veel KPI's
🚩 KPI's zonder eigenaar
🚩 Geen relatie met businessdoelen
🚩 KPI's niet meetbaar
Bepaal welke organisatiedoelen ondersteund worden door rapportages.
🚩 KPI's zonder duidelijke businesswaarde
🚩 Verschillende definities van succes
🚩 Geen meetbare doelstellingen
Bepaal welke gegevens nodig zijn voor rapportages.
Waarborgen dat dashboards gebaseerd zijn op betrouwbare gegevens.
✅ Klantgegevens
✅ Orderinformatie
✅ Activiteiten
✅ Cases
✅ Projectgegevens
✅ Financiële gegevens
🚩 Gegevens niet beschikbaar
🚩 Inconsistente definities
🚩 Slechte datakwaliteit
🚩 Meerdere bronnen voor dezelfde KPI
Bepaal welke systemen leidend zijn voor rapportages.
Voorkomen dat rapportages gebaseerd zijn op tegenstrijdige gegevens.
| Gegeven | Source of Truth |
|---|---|
| Klanten | CRM |
| Producten | ERP |
| Medewerkers | HR-systeem |
| Cases | Service Platform |
🚩 Verschillende cijfers in verschillende rapportages
🚩 Onduidelijke definities
🚩 Geen governance op data
Bepaal welke dashboards nodig zijn voor verschillende doelgroepen.
Gebruikers voorzien van de juiste informatie op het juiste moment.
Strategische KPI's en trends.
Operationele prestaties en workload.
Eigen activiteiten en taken.
Openstaande cases en SLA's.
🚩 Eén dashboard voor alle gebruikers
🚩 Te veel informatie
🚩 Onduidelijke visualisaties
🚩 Geen focus op actiegerichte inzichten
Bepaal hoe actueel informatie moet zijn.
Direct inzicht in actuele gegevens.
Bijgewerkt binnen enkele minuten.
Dagelijkse synchronisatie.
Wekelijkse of maandelijkse actualisatie.
🚩 Real-time eisen zonder businessnoodzaak
🚩 Onnodige complexiteit
🚩 Hoge beheerlast
Bepaal voor wie rapportages worden ontwikkeld.
✅ Directie
✅ Management
✅ Teamleiders
✅ Operationele gebruikers
✅ Sales
✅ Service
🚩 Rapportages zonder eigenaar
🚩 Onduidelijke doelgroep
🚩 Te veel detail voor management
🚩 Te weinig detail voor operationele gebruikers
Bepaal hoe informatie wordt gepresenteerd.
Overzicht van kernindicatoren.
Trends en prestaties.
Gedetailleerde gegevens.
Patronen en afwijkingen.
Verdiepende analyses.
✅ Houd dashboards eenvoudig
✅ Focus op actiegerichte inzichten
✅ Gebruik consistente visualisaties
✅ Ondersteun besluitvorming
Na afronding van deze activiteit zijn beschikbaar:
Leg alle resultaten vast in de projectspecifieke Discovery Documentation.
Documenteer minimaal:
Gebruik deze documentatie als basis voor dashboardontwikkeling, rapportagebeheer en adoptie.
| KPI | Doelstelling | Streefwaarde | Frequentie |
|---|---|---|---|
| Doorlooptijd aanvraag | Snellere verwerking | < 3 dagen | Dagelijks |
| Klanttevredenheid | Hogere tevredenheid | > 8,0 | Maandelijks |
| Openstaande cases | Lagere backlog | < 25 | Real-time |
🚩 Te veel KPI's definiëren
🚩 KPI's niet koppelen aan doelstellingen
🚩 Rapportages bouwen zonder businessbehoefte
🚩 Onvoldoende aandacht voor datakwaliteit
🚩 Dashboards te complex maken
🚩 Focus op meten in plaats van sturen
🚩 Geen eigenaarschap van KPI's
🚩 Tegenstrijdige rapportages
Na afronding van de KPI & Dashboard Discovery is duidelijk:
Deze informatie vormt de basis voor Power BI, Dashboards, Rapportages, Analytics, Managementinformatie en continue procesoptimalisatie.